Perfekcyjny onboarding klienta w 7 krokach

Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. W pracy trenera personalnego ta zasada jest podwójnie ważna. Sposób, w jaki przyjmiesz nowego podopiecznego, zdecyduje nie tylko o jego zaufaniu, ale także o jego zaangażowaniu i – w konsekwencji – o wynikach, jakie osiągnie.

Dobrze przeprowadzony onboarding to nie jest "papierkowa robota". To strategiczny proces, który zmienia przypadkowego klienta w lojalnego partnera. Poniżej znajdziesz sprawdzony schemat w 7 krokach.

Dlaczego profesjonalny onboarding jest tak ważny?

Zanim przejdziemy do konkretów, zrozum dlaczego warto poświęcić na to czas:

• Buduje zaufanie i profesjonalny wizerunek: Pokazujesz, że podchodzisz do współpracy poważnie i masz sprawdzony system.
• Zwiększa retencję: Klienci, którzy czują się zaopiekowani od samego początku, zostają na dłużej.
• Minimalizuje ryzyko nieporozumień: Jasno określasz zasady, cele i wzajemne oczekiwania.
• Dostarcza Ci bezcennych danych: Im więcej wiesz o kliencie, tym lepszy i bezpieczniejszy plan dla niego przygotujesz.

Krok 1: Wstępna konsultacja (15-30 min)

To pierwszy, często darmowy, kontakt. Jego celem jest "wyczucie się" nawzajem. Nie sprzedawaj. Słuchaj. Dowiedz się, dlaczego ta osoba szuka pomocy i jakie miała wcześniej doświadczenia. Skup się na jej motywacjach i obawach. Na koniec krótko przedstaw, jak wygląda dalszy proces i wyślij link do szczegółowego kwestionariusza.

Krok 2: Szczegółowy kwestionariusz online

To serce całego procesu zbierania informacji. Koniec z wysyłaniem Worda mailem! Profesjonalny formularz online świadczy o Tobie i oszczędza czas obu stronom.

Co powinien zawierać taki kwestionariusz?

• Dane podstawowe: Wiek, waga, wzrost.
• Cele: Co klient chce osiągnąć? (np. redukcja masy ciała, budowa siły, poprawa kondycji).
• Styl życia: Rodzaj pracy (siedząca/fizyczna), poziom stresu, jakość snu.
• Doświadczenie treningowe: Co trenował wcześniej? Co lubił, a czego nie?
• Stan zdrowia: Kontuzje, choroby przewlekłe, alergie, przyjmowane leki.
• Preferencje: Ile dni w tygodniu może trenować? W domu czy na siłowni? Jakie ma dostępne wyposażenie?

Tip: Możesz stworzyć taki formularz w Google Forms, ale dedykowane narzędzia, takie jak kreator kwestionariuszy w TreningLab, automatyzują ten proces, zapisując odpowiedzi bezpośrednio w profilu klienta w Twoim CRM.

Krok 3: Wspólne ustalenie celów (Metoda SMART)

Po analizie ankiety umów się na rozmowę. Przekuj marzenia klienta ("chcę schudnąć") w konkretne, mierzalne cele zgodne z metodą SMART:

• S (Specific): Konkretny – "Chcę zredukować masę ciała o 5 kg".
• M (Measurable): Mierzalny – "Będziemy mierzyć wagę i obwody co 2 tygodnie".
• A (Achievable): Osiągalny – "5 kg w 2 miesiące jest realnym i zdrowym celem".
• R (Relevant): Istotny – "Dzięki temu poczuję się lepiej i będę mieć więcej energii".
• T (Time-bound): Określony w czasie – "Osiągniemy to do końca listopada".

Krok 4: Pomiary początkowe i ocena funkcjonalna

Zanim klient dotknie ciężarów, musisz wiedzieć, z jakiego punktu startuje. Wykonaj podstawowe pomiary (waga, obwody, fałdy tłuszczowe) oraz proste testy funkcjonalne (np. przysiad, ocena mobilności), aby zidentyfikować ewentualne dysbalanse i ograniczenia ruchowe.

Krok 5: Prezentacja planu i strategii

Nie wysyłaj po prostu pliku PDF z ćwiczeniami. Omów z klientem przygotowany plan. Wyjaśnij, dlaczego wybrałeś takie, a nie inne ćwiczenia i jak wpisują się one w jego cele. Pokaż mu, jak będziecie mierzyć postępy. To buduje jego zrozumienie i zaangażowanie w proces.

Krok 6: Pierwszy wspólny trening i wprowadzenie do aplikacji

Pierwszy trening to moment prawdy. Skup się w 100% na technice i komforcie klienta. Niech to będzie lekka sesja wprowadzająca. To także idealny moment, aby pokazać mu, jak korzystać z aplikacji mobilnej do śledzenia treningów. Upewnij się, że wie, jak zapisywać wyniki i komunikować się z Tobą.

Krok 7: Follow-up po pierwszym tygodniu

Po 5-7 dniach napisz lub zadzwoń do klienta. Zapytaj, jak się czuje, czy ma jakieś "zakwasy", czy wszystko w aplikacji jest jasne. Ten prosty gest pokazuje, że Ci zależy i pozwala szybko wyłapać ewentualne problemy.

---

Najczęstsze błędy w onboardingu

• Zbyt dużo informacji na raz: Rozłóż proces na etapy, żeby nie przytłoczyć klienta.
• Brak ustalonych zasad: Od początku określ, jak wygląda komunikacja, odwoływanie treningów i płatności.
• Ignorowanie "czerwonych flag" w ankiecie: Zawsze dopytuj o przebyte kontuzje i problemy zdrowotne.
• Traktowanie onboardingu jak zadania do odhaczenia: Pamiętaj, że w tym procesie najważniejsza jest budowa relacji.

Dobrze przeprowadzony onboarding to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie w postaci długofalowej i owocnej współpracy.

Chcesz zautomatyzować proces zbierania ankiet i zarządzania danymi klientów? Sprawdź, jak może Ci w tym pomóc TreningLab.